هفته طول می کشید. اکنون جلسات 23 ساعت از زمان اجرایی در هفته را به خود اختصاص می دهند. آیا می خواهید جلسات خود را سازنده تر کنید؟ این لیست از بهترین اصول طراحی سالن کنفرانس را بررسی کنید.
انتخاب رنگ مناسب برای اتاق جلسات
انتخاب رنگ برای اتاق جلسات، برخلاف انتخاب رنگ برای اتاق خواب، امری فراتر از سلیقه شخصی است. رنگ ها در محیط های کاری، به ویژه اتاق های جلسات، تأثیر به سزایی بر روحیه و عملکرد افراد حاضر در آن فضا دارند.
تحقیقات نشان داده است که استفاده از رنگ های تیره یا سفید مطلق برای دیوارهای اتاق جلسه، می تواند منجر به کاهش سطح انرژی و انگیزه افراد شود. در مقابل، رنگ های آبی و سبز حس آرامش و تمرکز را القا کرده و فضایی مطلوب تر برای برگزاری جلسات پربازده ایجاد می کنند.
بنابراین، در اولین اصول طراحی سالن کنفرانس، توصیه می شود از رنگ های شاد و آرامش بخش مانند آبی و سبز استفاده شود تا فضایی دلنشین و انگیزه بخش برای حاضران در جلسات فراهم گردد.
نشستن یا ننشستن، مسئله این است
در جلساتی که شرکت کنندگان برای مدت طولانی می نشینند، حتما از صندلی های ارگونومیک استفاده کنید. یک صندلی نامناسب، حواس پرتی غیر ضروری را ایجاد می کند. بنابراین یکی از اصول طراحی سالن کنفرانس، صندلی های قابل تنظیم است تا با قد افراد حاضر در جلسه همخوانی داشته باشد.
تنظیمات دیگری مانند گودی کمر قابل تنظیم، برای کسانی که مجبور هستند در کنفرانس های طولانی بنشینند، حائز اهمیت است. این صندلی های راحت به تمرکز و مشارکت در هدف جلسه کمک می کنند.
در دفاتر مدرن، ممکن است جلسات به صورت ایستاده برگزار شوند. یک جلسه ایستاده می تواند در یک فضای کوچک اتاق کنفرانس یا یک اتاق جلسات اختصاصی با میز بلندتر برگزار شود. چنین جلساتی عمدتا پویاتر و باانرژی تر هستند. افراد تمایل کمتری دارند که با گوشی و لپ تاپ خود حواس شان پرت شود و به جای آن، به صورت پویاتر درگیر وظیفه پیش رو می شوند.
رایحه موفقیت سالن کنفرانس
حضور افراد متعدد در جلسات می تواند منجر به افزایش دما و متعاقبا ایجاد بوهای نامطبوعی شود. این بوها می توانند بر کیفیت و راندمان جلسات بعدی تاثیر منفی بگذارند.
متاسفانه، همواره نمی توان انتظار داشت همه شرکت کنندگان در جلسات دارای رایحه مطبوعی داشته باشند. نشستن در کنار فردی با بوی ناخوشایند، جلسه ای که باید پربار و انرژی بخش باشد را به تجربه ای ناخوشایند تبدیل می کند. استفاده از خوشبوکننده های برقی می تواند راه حل مناسبی باشد، اما تهویه مناسب و تعویض هوای منظم اتاق جلسه، گزینه ای موثرتر برای کاهش بوهای نامطبوع به شمار می رود.
برخی از رایحه ها نیز می توانند بر وضعیت ذهنی افراد تاثیر مثبت بگذارند. لیمو و رزماری می توانند به بهبود خلق وخوی شرکت کنندگان کمک کنند. در عین حال، بهتر است از استفاده از اسانس هایی نظیر بابونه خودداری شود، مگر اینکه قصد داشته باشید همه افراد حاضر در جلسه را به خواب فرو ببرید.
کنترل دما اتاق کنفرانس
درجه حرارت مطلوب برای افراد حاضر در جلسات می تواند متفاوت باشد. یکی از کلیدی ترین ضوابط طراحی سالن کنفرانس این است که بتوان دمای اتاق جلسه را تنظیم کرد و سیستم تهویه به طور موثر به تغییرات دما واکنش نشان دهد. دمای اتاق های کنفرانس بسته به تعداد افراد حاضر و همچنین تجهیزات موجود در آن می تواند متغیر باشد. وسایلی مانند پروژکتور و کامپیوتر می توانند به طور قابل توجهی بر دما تأثیر بگذارند.
بهترین اتاق های کنفرانس دارای سیستم کنترل دمای کارآمد و حساس نسبت به شرایط هستند. این سیستم همچنین باید کم صدا بوده و توجه داشته باشید صدای بلند سیستم تهویه در طول جلسه می تواند آزاردهنده باشد.
اهمیت نورپردازی در اتاق جلسات
اتاق های کنفرانس گاهی اوقات تنها با یک دیوار حائل در یک فضای اداری ایجاد می شوند. در چنین شرایطی، معمولا از همان سیستم روشنایی پیش بینی شده برای بخش اداری در اتاق جلسه نیز استفاده می شود، که متاسفانه مناسب نخواهد بود.
این نوع نورپردازی صرفا برحسب اتفاق در اتاق جلسه به کار گرفته شده و برای فضایی با کاربری جلسات نامناسب است. روشنایی به عنوان یکی از مهم ترین اصول طراحی سالن کنفرانس باید به گونه ای باشد که منجر به افزایش انرژی و تمرکز شرکت کنندگان گردد.
نور طبیعی بهترین گزینه برای اتاق جلسات محسوب می شود، چرا که به عملکرد شناختی افراد حاضر کمک می کند. نور مصنوعی، به دلیل کاهش سطح کورتیزول، تاثیر منفی بر عملکرد و تمرکز افراد داشته و می تواند منجر به خستگی و خواب آلودگی شرکت کنندگان شود.
چیدمان میز سالن کنفرانس جلسه
انتخاب یک شکل ثابت برای میز اتاق جلسه می تواند گزینه های شما را برای برگزاری جلسات مختلف محدود کند. درحالی که میز مستطیلی شکل سنتی که در سالن های جلسات استفاده می شود برای بسیاری از جلسات مناسب است، اما کاربری آن محدود به جلسات خاص خواهد بود.
برای جلساتی که بر همکاری و مشارکت افراد حاضر در جلسه تاکید دارد، استفاده از میزهای گرد، مربع یا U شکل می تواند مفید باشد. بهترین راه برای دستیابی به این انعطاف پذیری، استفاده از میزهای مدولار است. این میزها از بخش های مجزایی تشکیل شده اند که می توان آن ها را با توجه به نیاز جلسه، در اشکال مختلف چیدمان نمود.
نکات کلیدی برای یک اتاق کنفرانس بهتر
نکات زیر در کنار مواردی که در بالا به آن ها اشاره کردیم می تواند طراحی اتاق کنفرانس را به شکل قابل توجهی کارآمدتر کند.
- یک محیط طبیعی با گیاهان برگ سبز بسیار دلپذیرتر از یک دفتر کار معمولی است. گیاهان محیط را ملایم کرده و احساس بهتری برایتان به ارمغان می آورند.
- استانداردهای قابل قبول در یک دفتر اداری، برای یک اتاق کنفرانس شلوغ چندان مناسب نیستند. ارتفاع سقف بر جریان هوا در اتاق کنفرانس تأثیر می گذارد. همچنین، ارتفاع سقفی بالاتر از استاندارد، به بهتر دیده شدن ارائه دهندگان کمک می کند.
- بهترین ویژگی برای یک اتاق کنفرانس، انعطاف پذیری آن است. امکان چیدمان های مختلف، انتخاب میزهای مناسب، دسترسی به برق، تجهیزات سمعی تصویری و کنترل دما، به برگزاری بهتر جلسات کمک می کند.
- اندازه مناسب، حداقل نیاز یک اتاق جلسه است. برای جلسات خصوصی و تعداد کم، یک اتاق بزرگ ایده آل نیست. برعکس، فضایی شلوغ هم برای برقراری ارتباط مؤثر در تیم های بزرگ مناسب نخواهد بود.
- اگر امکان تهیه اتاق با اندازه دقیق وجود ندارد، استفاده از سالن های کنفرانس با قابلیت تغییر اندازه، بهترین گزینه است. همچنین می توانید برای کاهش ابعاد فضای جلسه از پارتیشن های عایق صدا استفاده کنید.
کلام آخر
برای دستیابی به یک سالن کنفرانس مؤثر و کارآمد، باید به اصول طراحی از جمله چیدمان ارگونومیک و کارآمد، نورپردازی مناسب، کنترل دما و استفاده از رنگ های روشن توجه شود. ایجاد فضاهایی با دسترسی آسان و تجهیزات تکنولوژیک به روز نیز اهمیت دارد. این موارد در کنار هم، تجربه ای راحت و مفید برای حضار فراهم می کند و به برگزاری موفق کنفرانس ها کمک می نماید.
